19.03.2020

Jak sprawnie zarządzać zespołem zdalnym?

Czyli krótki poradnik o zarządzaniu ludźmi w dobie home office. Zarządzaniu bez chaosu, za to z zachowaniem wysokiej efektywności biznesowej i zaangażowania pracowników.

Jednym z najbardziej zauważalnych trendów rynku pracy w Polsce i na świecie jest coraz częstsze przechodzenie pracowników, a nawet całych zespołów, w tryb zdalny. Z badań zaangażowania Enpulse wynika, że do najczęściej pojawiających się oczekiwań pracowników należy elastyczność pracodawcy, w tym właśnie możliwość pracy zdalnej.

 

Wyzwania związane z pracą zdalną

 

Zalet pracy zdalnej jest wiele, jednak należy pamiętać, że jest to przede wszystkim duże wyzwanie dla pracodawcy. Do najczęstszych bolączek managerów należą m.in. kwestie dotyczące komunikacji, organizacji pracy, koordynacji zadań czy przechowywania i segregowania plików firmowych. U wielu pracodawców pojawiają się także wątpliwości, czy uda im się utrzymać wysokie zaangażowanie pracowników, kiedy będą oni pracować z własnych domów. Na szczęście nie są to trudności nie do pokonania – pomocne okazują się nowoczesne rozwiązania technologiczne i przestrzeganie podstawowych zasad, o których powiemy w dalszej części artykułu.

 

Wymiana informacji to podstawa

 

Komunikacja – trudna w biurze, jeszcze trudniejsza zdalnie

Sprawna, przejrzysta komunikacja jest wyzwaniem każdej współczesnej firmy, szczególnie kiedy w jednej organizacji spotykają się pracownicy różnych pokoleń. Jest to również jeden z kluczowych czynników budujących silne zaangażowanie pracowników. W przypadku pracy zdalnej to właśnie kwestia komunikacji stanowi dość duży problem, zarówno dla managera, jak i pracownika. Kontakt telefoniczny i mailowy stanowią dla większości firm standard w dzisiejszych czasach. Jednak gdy nie ma możliwości omówienia pewnych spraw twarzą w twarz albo zorganizowania spotkania całego zespołu, może okazać się, że tradycyjne metody mogą nie wystarczyć.

 

Technologia na ratunek komunikacji zdalnej

Z pomocą przychodzą różnorodne narzędzia komunikacji wewnętrznej, ale również takie, które umożliwiają prowadzenie swego rodzaju wideokonferencji. Na rynku dostępnych jest bardzo wiele takich rozwiązań (np. Microsoft Teams, Asana, Slack, Trello, Big Blue Button, Zoom, czy Skype), przy czym każda firma powinna dokonać wyboru dostosowanego do swoich indywidualnych potrzeb.

 

Warto jednak rozważyć wdrożenie narzędzi oferujących managerom i pracownikom zróżnicowane funkcje, nie tylko kontakt jeden na jeden, ale i konwersacje grupowe, rozmowy z opcją wideo, podział na kanały tematyczne czy też zarządzanie zadaniami zespołu. Wybierając komunikator dla firmy najlepiej zastanowić się nad rozmiarami zespołów, częstotliwością spotkań wewnętrznych, czy przepływem informacji między grupami pracowników, a następnie przeskalować to na świat cyfrowy. Ważne aby wybrać program nie tylko bogaty w funkcje, ale też łatwy w obsłudze.

 

5 przykazań sprawnej komunikacji zdalnej

Sam wybór odpowiedniego narzędzia komunikacji wewnętrznej to tylko jeden z czynników sukcesu w tym obszarze, zaś aby okazało się ono skuteczne należy pamiętać o zastosowaniu kilku kluczowych zasad:

  • Wszyscy w organizacji powinni korzystać z tych samych narzędzi, zaś firma w miarę możliwości powinna ograniczyć swój wybór do 1 lub 2 takich rozwiązań.

  • Wdrożenie narzędzia powinno zostać poprzedzone przygotowaniem odpowiedniej infrastruktury, np. sprawdzeniem, czy pracownicy posiadają odpowiednie sprzęty, mają dostęp do stałego łącza internetowego.

  • Przygotowania i wdrożenia potrzebują także sami pracownicy, którzy powinni zostać przeszkoleni z nowych narzędzi, otrzymać jasne instrukcje procesów i sposobu działania. Istotne jest zapewnienie im wsparcia – nie każdy w jednakowy sposób radzi sobie z technologią, a problem na początkowym etapie korzystania z narzędzia może stworzyć barierę i znacznie obniżyć wyniki firmy.

  • Warto wyznaczyć w organizacji osobę odpowiedzialną za wsparcie techniczne, która będzie służyła radą i pomocą wszystkim pracownikom napotykającym jakiekolwiek problemy z narzędziem.

  • W komunikacji zdalnej ważna jest też postawa managerów, którzy powinni skłaniać pracowników do przyjęcia aktywnej postawy w korzystaniu z nowych narzędzi, pokazać zalety rozwiązania i zachęcać ich do samodzielnego sugerowania wygodnych dla nich funkcjonalności.

 

Geniusz panuje nad chaosem, pracodawca go organizuje

 

Szkodliwy micromanagement

Dużym wyzwaniem zarządzania pracownikami podczas pracy zdalnej jest organizacja ich pracy. Wielu pracodawców obawia się spadku efektywności pracowników, tego, że praca w domu będzie dla nich okazją do nadużyć i stara się panicznie kontrolować działania podwładnych. Taka postawa i brak zaufania managerów do podwładnych może skutkować mikrozarządzaniem (ang. micromanagement).

 

Micromanagement jest stylem zarządzania, dla którego charakterystyczna jest potrzeba bardzo częstego kontrolowania pracowników, tego co robią, oczekiwanie szczegółowego, częstego raportowania nawet małych postępów prac. Takie podejście nie tylko nie przynosi poprawy w produktywności pracowników, ale też powoduje frustracje u kontrolowanych podwładnych. Rezultatem jest zespół o niskiej efektywności i manager zmuszony do poświęcania cennego czasu na kontrolę zadań. W przypadku pracy zdalnej i braku fizycznej obecności pracowników w firmie micromanagement zwiastuje katastrofę.

 

Jasne zasady i regularne statusy

Zdecydowanie lepszym wyjściem jest przyjęcie jednoznacznych zasad organizacji pracy i precyzyjne rozdzielenie oraz opisanie zadań do wykonania, których doprecyzowanie na bieżąco może być utrudnione z uwagi na ograniczone możliwości kontaktu bezpośredniego. Zasadą, której warto się trzymać w takiej sytuacji, jest wyznaczenie zadań na kilka dni oraz ustalenie częstotliwości oraz sposobu aktualizacji statusów wykonania prac.

 

Dobór tych parametrów zależy zwykle od specyfiki pracy, jednak zaleca się, aby w przypadku zespołu statusy nie odbywały się częściej niż raz na 2-3 dni, zaś w przypadkach pojedynczych pracowników zwykle wystraczający jest status codzienny.

 

Zdalne rozdzielane zadań wbudowane w komunikator

Należy zauważyć, że pewne narzędzia służące do komunikacji oferują również funkcje dające możliwość rozdzielania i monitorowania zadań, więc przy ich wyborze warto zwrócić na to uwagę – tym bardziej, że im mniej dodatkowych rozwiązań zostanie wprowadzonych, tym pracownikom łatwiej będzie się z nimi „zaprzyjaźnić”.

 

Dużą zaletą pracy w biurze jest też łatwość realizacji zadań zespołowych. Mimo, że zdalna praca w grupie jest utrudniona, nie trzeba z niej rezygnować. Rozwiązań jest kilka, najprostszą formą jest korzystanie z narzędzi oferujących zadania grupowe i wykorzystywanie listy zadań jako przestrzeni do komunikacji przy wspólnych projektach. Wiele programów oferuje dodawanie komentarzy, feedbacku czy zgłaszanie poprawek bezpośrednio w podglądzie zadania/projektu. Innym rozwiązaniem jest praca na współdzielonych dokumentach, aby każdy z zaangażowanych pracowników widział postępy w czasie rzeczywistym.

 

Wirtualny dysk, prawdziwy bałagan

 

Wersja final(final) czy final-v4-2020?

Od strony organizacyjnej jedną z istotniejszych, choć często pomijanych kwestii, jest dostępność plików i danych potrzebnych do pracy. W dzisiejszych czasach każdego dnia przez ręce, a raczej komputery pracowników przechodzą ogromne ilości danych i dokumentów, co rodzi potrzebę ich odpowiedniego zorganizowania i uporządkowania, niezależnie od tego, czy pracuje się w biurze czy poza nim.

 

Home office powoduje jednak, że trudniejsze staje się np. szybkie poproszenie kogoś o ponowne przesłanie aktualnego pliku czy przekazanie danych. Ponadto komunikacja mailowa coraz gorzej sprawdza się w sytuacji nadmiaru wiadomości – pliki się gubią, ciężko je znaleźć lub zorientować się, która wersja jest aktualna. Dlatego kolejną wskazówką przy zarządzaniu zespołem zdalnym jest wdrożenie rozwiązań pozwalających na utworzenie wspólnego katalogu plików firmowych na dysku online (takie możliwości dają np. OneDrive, Google Drive, DropBox).

 

Lekarstwem jest segregacja danych i porządek w dostępach

Narzędzia takie często nie służą tylko uporządkowaniu plików i ograniczają konieczność ich przesyłania, ale też możliwe jest pracowanie bezpośrednio na wspólnym pliku, a więc wszyscy zawsze mają dostęp do najbardziej aktualnej wersji. To, o czym trzeba pamiętać, to przejrzyste posegregowanie dokumentów, tak aby nikt nie tracił czasu na szukanie ich w folderach, zadbanie o to, by każdy z pracowników uzyskał odpowiednie uprawnienia dostępu i miał poprawnie skonfigurowane ustawienia (ponownie warto wyznaczyć jedną osobę, która będzie służyła wsparciem w tym obszarze) oraz informowanie pracowników o tym, gdzie i jakich danych mogą się spodziewać.

 

Zaangażowanie w pracę z domu

 

Home office – duży potencjał, który trudno pobudzić

Managerowie obawiają się nie tylko spadku efektywności osób pracujących zdalnie, ale również obniżenia ich zaangażowania. W praktyce, badania Gallupa pokazują, że najwyższy poziom zaangażowania zanotowano wśród pracowników, u których praca zdalna aż stanowi 60-80% (czyli 3-4 dni w tygodniu) czasu pracy, jednak nie ma róży bez kolców.

 

Praca zdalna niesie za sobą pewne ryzyka, które mogą negatywnie wpływać na zaangażowanie. Można wymienić chociażby ograniczony kontakt z ludźmi, mniejsze bezpośrednie wsparcie od współpracowników, trudność w zorganizowaniu pracy w warunkach domowych, np. podczas obecności rodziny, czy właśnie kłopoty z komunikacją wewnętrzną. Kiedy pracownicy cały czas spędzają w biurze, managerom łatwiej jest nie tylko monitorować ich postawę, ale też pobudzać ich do działania, wyrażać bieżący pozytywny feedback, inspirować, a więc korzystnie wpływać na ich zaangażowanie. Dlatego właśnie systematyczne badanie poziomu zaangażowania, szczególnie takie, które umożliwi zidentyfikowanie konkretnych obszarów problemowych, jest wręcz niezbędne w sytuacji pracy zdalnej.

 

Panowanie nad zaangażowaniem online

Ważne jest, aby diagnoza ta była przeprowadzana w stosunkowo niewielkich odstępach czasu (optymalny jest interwał miesięczny), które pozwolą na bieżące monitorowanie i reagowanie na trudniejsze do dostrzeżenia z racji pracy zdalnej sytuacje problemowe. Takie badanie nie powinno wymagać od pracowników pojawienia się w biurze, korzystania z dodatkowych sprzętów na jego terenie, czy chociażby instalowania kolejnych programów, zaś system sam powinien informować pracowników o nowych pytaniach. Każdorazowo sama ankieta nie może też zajmować więcej niż kilka minut.

 

Innymi słowy, badanie powinno być nieinwazyjne, krótkie i w pełni zdalne, zatem jedynym racjonalnym sposobem na przeprowadzenie go jest wykorzystanie specjalnej platformy online. Jedną z takich platform jest narzędzie Enpulse, zapewniające szybką diagnozę zaangażowania pracowników i intuicyjne dane, aby umożliwić pracodawcy reagowanie na bieżące wyniki badania. Więcej informacji o tym jak badać zaangażowanie znajduje się w jednym z naszych poprzednich blog postów [kliknij tutaj].

 

7 zasad budowania zaangażowania zdalnie

Jeśli jesteś managerem, nie obawiaj się wprowadzić w swojej firmie możliwości pracy zdalnej dla pracowników, ponieważ jest ona przez wiele osób traktowana jako dodatkowy benefit i daje satysfakcję pracownikom. Aby jednak przebiegała ona sprawnie i przyczyniła się do wzrostu zaangażowania pracowników, pamiętaj o kilku zasadach:

  • Nie zostawiaj pracowników samych sobie, monitoruj ich zaangażowanie, reaguj na pojawiające się problemy.

  • Zadbaj o sprawną komunikację, zarówno z samym pracownikiem, jak i pomiędzy pracownikami, dzięki czemu nadal będą tworzyli zespół i działali wspólnie, wspierając się w zadaniach.

  • Nie zapominaj o ważnym elemencie komunikacji, jakim jest docenianie pracowników.

  • Unikaj mikrozarządzania.

  • Zorganizuj pracę w przejrzysty, jednoznaczny i wygodny dla wszystkich sposób.

  • Uporządkuj nie tylko zadania, ale i sposób dostępu do potrzebnych materiałów i danych.

  • Zapewnij pracownikom potrzebne narzędzia pracy, ale i wsparcie technologiczne we wdrażaniu przydatnych rozwiązań.

 

Zacznij mierzyć zaangażowanie zespołu.
Testuj Enpulse za darmo przez 30 dni!

 

Chcesz dowiedzieć się jak badamy zaangażowanie?
Zadzwoń do naszego eksperta pod +48 532 685 554

Potrzebujesz pomocy technicznej przy zakładaniu konta Enpulse?
Zadzwoń do naszej pomocy technicznej pod +48 697 520 173

 

 

Przydatne linki:

Artykuł o zarządzaniu zdalnym (Harvard Business Review)

Niezależny ranking aplikacji do zarządzania projektami

Niezależny ranking aplikacji do komunikacji

Badanie pracowników zdalnych (Gallup)

Wskazówki dla managerów zespołów zdalnych (Forbes)

UDOSTĘPNIJ:

Zobacz inne artykuły

NOWE
30.06.2020
Przerwa na Zaangażowanie #1
NOWE
13.07.2020
Nowa Normalność, czyli 6 lekcji, które managerowie wyciągnęli z pandemii.
NOWE
14.07.2020
Przerwa na Zaangażowanie #3 - Analiza Danych
Możesz też za darmo przetestować wszystkie funkcje Enpulse przez 30 dni! WYPRÓBUJ ZA DARMO
Zapisz się do newslettera i otrzymuj
darmowe materiały o zaangażowaniu!